В унифицированную систему организационно-распорядительной документации входит комплекс государственных стандартов, устанавливающих общие требования к содержанию и формам документов, применяемых на всех уровнях управления (формы акта, делового письма, докладной записки).

Благодаря стандартизации в письменной речи существуют определенные штампы, которые придают такой речи интернациональные свойства. Использование готовых, прочно вошедших в деловой обиход словесных формул позволяет пишущему не тратить время на поиск определений. Стандартизация повышает информативность документов. Приближение русской письменной речи к мировым стандартам обеспечивают слова-интернационализмы, имеющие зачастую латинские или греческие корни, в разных языках они отличаются правилами чтения, являющимися нормой для данного языка, и произношением.

Инструкция – это документ, составленный в официально-деловом стиле. Следовательно, язык инструкций строгий и конкретный по своему содержанию. Инструкция относится к побудительному жанру, поэтому основной в ее тексте является конструкция повелительного наклонения. Обычно инструкция исходит от вышестоящих чинов к нижестоящим. Она состоит из пунктов, где в каждом указываются правила по технике безопасности на данном предприятии.

Документ – это не просто текст, он имеет юридическую силу, поэтому нейтральный тон изложения является нормой делового этикета. Субъективный момент, личные качества должны быть сведены к минимуму. Следовательно, в деловой речи не употребляются слова, имеющие эмоциональную окраску. Использование разговорных, просторечных, диалектных слов и фразеологических оборотов в деловой речи недопустимо. Но иногда документ в зависимости от цели в той или иной степени все-таки приобретает эмоциональную окраску. Например, в документе может быть выражена просьба, благодарность и требование, иногда в категоричной форме. Однако в первую очередь должны использоваться средства логической, а не эмоционально-экспрессивной оценки ситуации и фактов.

Публичное выступление также допускает чтение по заранее приготовленному тексту, но зачастую это демонстрирует неумение автора выступать публично. Убедительнее и доходчивее звучит речь произносимая, а не зачитываемая с листа. Хотя следует отметить, что на официальных заседаниях, собраниях, где речь идет о цифрах и точных данных, нужно именно читать по подготовленному материалу, так как приблизительность здесь недопустима.