Языковые формулы официальных документов

12.02.2011

В унифицированную систему организационно-распорядительной документации входит комплекс государственных стандартов, устанавливающих общие требования к содержанию и формам документов, применяемых на всех уровнях управления (формы акта, делового письма, докладной записки).

Форма служебного документа – это совокупность элементов его оформления и содержания, оцениваемых с точки зрения их состава, объема, последовательности расположения и взаимной связи. К элементам оформления документа относятся: наименования, различные адреса, даты.

Элементы содержания – это структурные части основного текста: обращения, мотивировки, выводы.

Форма документа определяется его назначением, типом, а также конкретным содержанием. Служебный документ имеет стандартную форму и составляется в строгом соответствии с типовым формуляром, принятым для документов данной разновидности.

В типовом формуляре закрепляются:

1) состав обязательных элементов оформления документа;

2) логическая схема документа, т. е. такое взаимное расположение его частей, которое дает наибольшие удобства в работе с документом. Например, приказ должен содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия, мероприятий, которые могут быть необходимы для его исполнения, и сроков исполнения. Текст приказа должен состоять из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части излагают цели и задачи предписываемых действий и причины издания приказа. Распорядительная часть приказа должна излагаться в повелительной форме и начинаться словом «Приказываю».

Каждый реквизит имеет строго установленный состав сведений и место их расположения. Текстовая часть организационно-распорядительного документа располагается между реквизитами «заголовок к тексту» и «отметка о наличии приложения».

Резолюция на документе датируется и подписывается. Гриф утверждения состоит из слова «Утверждаю», гриф согласования – «Согласовано». Он располагается ниже реквизита «подпись» или на отдельном листе согласования.

Расшифровка подписи в реквизитах «подпись», «гриф утверждения» и «гриф согласования» должна состоять из инициалов и фамилии лица, подписавшего документ. Фамилию исполнителя и номер его служебного телефона располагают в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны каждого листа документа.

Стандартизация формы значительно упрощает работу с текстовой документацией – ее составление, оценку, обработку, нарушение требований все осложняет.

Деловая письменная речь – одна из форм общения, языковое средство фиксации (документирования) управленческой, деловой, служебной информации. Итог документирования – создание документа. Формирование официально-деловой письменной речи обусловлено необходимостью документально закреплять административные и правовые отношения.

Правовая сущность официальной переписки предопределяет характер содержания писем, их язык и стиль. Способ изложения в деловых документах называется формально-логическим. Это означает, что предмет рассматривается с позиции экономико-правовых, социальных отношений, а не межличностных. Официальным автором и адресатом почти всегда являются организации в целом.

Письменный текст – это основная форма современного служебного документа, где текст связан с содержанием документа. Это следует четко себе представлять, так как само понятие «текст» имеет множество значений. Большое значение имеет и языковой материал. Он используется в элементах оформления документа и во в нетекстовых формах передачи информации – чертежах, схемах, диаграммах. Языковой материал выполняет здесь вторичную, ориентирующую функцию.

По способу синтаксиса речи, по виду ее пунктуационного и пространственно-графического оформления выделяются следующие типы текстов:

1) традиционная, линейная запись связной речи;

2) трафарет – традиционная, линейная запись, но с пробелами, которые заполняются переменной информацией.

При этом фактические сведения могут быть различными. Трафарет представляет собой вид формализованного текста, где заранее предусматриваются и типовая ситуация, в пределах которой может быть использован документ, и языковая форма, в которой эта ситуация отображается. Элементы оформления бланка содержат информацию о типе документа, о сфере его использования.

У анкеты и трафарета есть сходства, но есть и отличия, прежде всего синтаксис самого текста.

1. Анкета – это перечень заранее подготовленных вопросов. Причем вопрос и ответ – два самостоятельных предложения, связанных по смыслу. Содержание анкеты более дробное, чем трафарета и текст анкеты располагается по вертикали… 2. Еще один тип формализованного текста – таблица. Это совокупность данных, представленных в цифровой или словесной форме, заключенных в графы вертикальной и горизонтальной плоскостей. В одном документе допускается сочетать тексты разных типов. Форма текстов документов зависит от информации, содержащейся в ней.

Формализованные типы текстов (трафареты, анкеты, таблицы) являются одним из главных средств унификации формы служебных документов. Составление унифицированного текста требует меньших затрат труда и времени. В унифицированном тексте адресат документа может сразу же выделить ключевые моменты сообщения.

Унификация удобна с технической точки зрения – компьютеры получают в наше время все большее распространение, и унификация документов упрощает их обработку и удешевляет использование ЭВМ.

Унификация текстов служебных документов осуществляется на основании ГОСТов и других инструктивных материалов. Они закрепляют: требования к содержанию документа – объему, структуре; образцы общей формы документов – состав реквизитов, их расположение на поле бланка; требования к языку документов.

Стандартизация и унификация – обязательные свойства официально-деловой письменной речи – в той или иной степени характеризуют все типы деловых бумаг.

Все это предполагает единообразное размещение реквизитов на бланках документа, сокращение их форматов, а также обеспечение сопоставимости информации во взаимосвязанных документах и применение трафаретных текстов.

Унификация языка служебных документов состоит в формировании системы стандартных языковых моделей. Наличие их в деловой речи – следствие регламентированности служебных отношений, повторяемости управленческих ситуаций и тематической ограниченности деловой речи.

Понравилось сочинение » Языковые формулы официальных документов, тогда жми кнопку

  • Рубрика: Русский язык. Методика изучения

  • Самые популярные статьи:



    Домашнее задание на тему: Языковые формулы официальных документов.

    
    Наверх